做时间的朋友—如何更加合理地使用时间

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前几天在 phdcomics.com 上面看到了一则漫画:

I need to do this, I can do this!“,然后喊了几次之后就开始” Later Today,I’ll surf the web first“。这应该是对很多人的真实写照,无论是在读书阶段还是工作阶段,都会受到拖延症的困扰。

在本科的时候,很多学生在平时都不怎么学习,但是每到期末考试前两个星期就会玩命的看书,期待能够通过考试。在读硕士或者博士的时候,如果导师不给巨大的压力,通常研究生或者博士生都不会主动的去写论文。尤其是做理论研究的博士生,一旦导师平时不闻不问,甚至每个月也没有固定的例会来讨论课题进展的时候,通常来说博士生一个月都不会看几页论文。

回到 phdcomics.com 那则漫画,其实并不是只有 PHD 才会有这种状况。除了少数自我驱动力特别强的员工,如果项目经理或者 leader 的管理不够,员工通常来说都不会主动干活。职场中人同样会有与 PHD 一样的表现,每天到了岗位之后总会拖延一阵才开始干活。不过工作和学校毕竟不是一回事,职场中人是需要有效果产出的。不过,在工作环境中,每个人都会有各种各样的会议需要参与,各种各样的项目需要跟进。因此,时间的管理就会显得尤为重要。那么究竟如何才能管理好自己的时间就成为了一个有趣的问题。

之前在读博士的时候,因为当时的时间完全是靠自己来安排,没有任何人来约束自己,所以时间的安排就显得尤为重要。当时为了管理自己的时间,自己使用了一个有点机械但是却十分有效的方法,那就是在 GOOGLE 日历上记录自己的时间。每一周的开始就在 Google 日历上撰写下一周的计划,包括睡觉的时间,吃饭的时间,中午休息的时间,出去健身的时间,出去娱乐的时间等等。除了日常的开销之外,助教的工作时间也是必须要记录下来的,包括每周上 Tutorial 的时间,修改作业的时间等等。然后剩下的时间就是能够留下来做科研的时间,就个人的经验而言,科研的时间最好不要太长,但是期间一定不要被打断,否则就很容易要重头开始。所以科研的时候需要保留的是整块整块的工作时间。正如下幅图所示,绿色表示必须要花费的时间(吃饭,休息,洗衣服等),红色表示自己写 Paper 的时间,蓝色表示休息的时间(包括健身,娱乐等)。

PS:工作之后再看当年的日程安排,其实读博士期间的工作时间不算长,只是精神压力大而已。

时间长度和最有效时间段。在这两种时间段内,需要尽量避免打扰,才能够让自己每天的产出达到最大值。而纯粹的工作时间,指的并不是在办公室停留的时间,而是真正专心致志的工作时间。在这段时间内,员工没有被别人所打扰,没有被其他的事务所分心,每一分钟都专心的思考着自己的问题和项目的进展。在这类工作时间里面,最好不要安排一些会议,同时 Facebook 和一些即时聊天工具也可以暂时停滞。除非是紧急的电话需要自己立即处理,否则就不要在最有效的时间段内处理这些琐碎的事情。

除了了解自己最佳的工作时间之外,通过日程表可以非常清楚的知道自己在哪些时间上可以压缩,哪些时间的安排得不合理。其实,如果每周真实的记录下自己的工作时间,在周末的时候可以回顾一下以前的日程表,然后在下一周就可以改进自己行动计划和日程安排,通过迭代的方式让自己的时间安排更加合理,让自己的产出达到最大值。

如果没有合理地安排自己的时间,就会觉得时间在一点一点的流逝。只有通过记录时间的方式,才能够清楚自己的时间究竟花费在什么地方,如何才能改变之前不好的状况。就个人的经验而言,只有把时间花费在最合理的地方,才能够使自己成长得最快,工作的效率最高。

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